Die E-Rechnungspflicht betrifft jedes Möbelhaus, auch das, das heute noch mit Papier und PDF arbeitet. Seit dem 1. Januar 2025 gilt sie schrittweise für alle inländischen B2B-Umsätze, und bis 2028 wird die strukturierte elektronische Rechnung im Geschäft zwischen Unternehmen zum verbindlichen Standard. Für Möbelhäuser mit Lieferanten, Verbundgruppen, Objektgeschäft und eigenem Auslieferungslager ist das mehr als eine Formatfrage. Dieser Leitfaden erklärt, welche Fristen wirklich gelten und was Sie bis wann konkret tun müssen.
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich eingeführt hat. Wichtig vorab: Es geht ausschließlich um Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Rechnungen an Endkunden im Möbelverkauf, also der klassische Kassenbon oder die Privatkundenrechnung, sind von der Pflicht nicht betroffen. Betroffen ist alles, was zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten, Dienstleistern und gewerblichen Kunden läuft.
Die Pflicht kommt gestaffelt. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Versenden: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits heute, beim Versenden gibt es Übergangsfristen, die auch vom Vorjahresumsatz abhängen.
| Ab wann | Was gilt | Wen es betrifft |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen müssen empfangen und verarbeitet werden können. Ein Lieferant darf ab jetzt E-Rechnungen schicken, und Sie dürfen sie nicht ablehnen. | Jedes Möbelhaus |
| bis 31. Dezember 2026 | Übergangsfrist: Papierrechnungen bleiben beim Versand erlaubt. PDF und andere Formate nur mit Zustimmung des Empfängers. | Alle Versender |
| 1. Januar 2027 | Versandpflicht für E-Rechnungen. Papier und PDF sind für diese Gruppe nicht mehr zulässig. | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 1. Januar 2028 | Versandpflicht für alle. Damit ist die E-Rechnung im gesamten inländischen B2B-Geschäft verbindlich. | Alle übrigen Unternehmen |
Für die meisten etablierten Möbelhäuser bedeutet das: Der Empfang ist längst Pflicht, und der 1. Januar 2027 ist die realistische Frist für den eigenen Versand, weil die Umsatzgrenze von 800.000 Euro im Handel schnell erreicht ist.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell auslesbar ist. Ein per E-Mail verschicktes PDF ist damit ausdrücklich keine E-Rechnung, sondern gilt als sonstige Rechnung. Der Unterschied liegt in den strukturierten Daten, die eine Software ohne manuelles Abtippen weiterverarbeiten kann.
In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:
XRechnung: ein reines XML-Format ohne Sichtkomponente. Verbreitet vor allem im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern, etwa wenn Ihr Objektgeschäft Kommunen oder Behörden beliefert.
ZUGFeRD 2.x: ein Hybridformat, das eine lesbare PDF-Ansicht und die strukturierten XML-Daten in einer Datei kombiniert. Für den Möbelhandel meist der praktischere Weg, weil Mitarbeiter und Kunden die Rechnung weiterhin normal ansehen können, während die Daten im Hintergrund maschinenlesbar mitlaufen.
Beide Formate erfüllen die gesetzliche Anforderung. Hinzu kommt die Aufbewahrung: E-Rechnungen müssen GoBD-konform und im Originalformat revisionssicher archiviert werden. Ein Ausdruck im Ordner reicht nicht.
Die E-Rechnungspflicht klingt nach einem reinen Buchhaltungsthema, trifft im Möbelhandel aber genau die Stellen, die ohnehin komplex sind. Wer nur ein einfaches Rechnungsprogramm nutzt, stößt schnell an Grenzen:
Anzahlungen und Teilzahlungen: Küchen und Polstermöbel werden häufig mit Anzahlung bestellt und bei Lieferung ausgeglichen. Anzahlungs- und Schlussrechnungen müssen im strukturierten Format sauber abgebildet und verknüpft sein.
Lange Lieferzeiten und Teillieferungen: Zwischen Bestellung und Auslieferung liegen oft Wochen oder Monate, und Aufträge kommen in mehreren Teillieferungen. Jede Rechnungsstellung muss sich eindeutig dem richtigen Auftrag zuordnen lassen.
Eingehende Lieferantenrechnungen: Ihre Lieferanten stellen zunehmend auf XRechnung und ZUGFeRD um. Diese Rechnungen sollten automatisch eingelesen und mit der Bestellung abgeglichen werden, statt sie manuell zu erfassen.
Objekt- und Projektgeschäft: Wer Hotels, Büros oder öffentliche Auftraggeber ausstattet, hat es schon heute mit E-Rechnungsvorgaben zu tun, oft in Form der XRechnung.
Verbundgruppen und Zentralregulierung: Läuft die Abrechnung über eine Verbundgruppe, müssen die Formate zur Zentralregulierung passen.
Genau deshalb ist die E-Rechnung im Möbelhandel keine Insellösung, sondern gehört dorthin, wo Aufträge, Lieferungen und Zahlungen zusammenlaufen: ins ERP-System.
Diese sechs Punkte bringen jedes Möbelhaus rechtzeitig in die Spur:
Empfang sicherstellen. Können Sie XRechnung und ZUGFeRD heute schon annehmen und verarbeiten? Das ist seit 2025 Pflicht.
Vorjahresumsatz prüfen. Über 800.000 Euro B2B-Umsatz? Dann gilt für Sie die Versandpflicht bereits ab 2027, nicht erst 2028.
Bestandsaufnahme der Rechnungsprozesse. Wo entstehen heute Rechnungen: Kasse, Auftragssystem, Buchhaltung? Welche davon gehen an Geschäftskunden?
Format festlegen. XRechnung, ZUGFeRD oder beides, abhängig von Ihren Kunden und dem Objektgeschäft.
Archivierung klären. Werden E-Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher im Originalformat aufbewahrt?
System prüfen. Kann Ihre aktuelle Software strukturierte Rechnungen erzeugen, versenden, empfangen und archivieren, oder brauchen Sie dafür eine Lösung, die im ERP verankert ist?
Die ausführliche Version mit allen Prüfschritten und Fristen gibt es als kostenlose Checkliste zum Download: Checkliste E-Rechnungspflicht für Möbelhäuser.
Weil bei LogicTrade Auftrag, Lieferung, Kasse und Buchhaltung in einem System zusammenlaufen, entsteht die E-Rechnung genau dort, wo die Daten ohnehin liegen. Ausgangsrechnungen werden im geforderten Format erzeugt, eingehende Lieferantenrechnungen automatisch eingelesen und mit der Bestellung abgeglichen, und die Archivierung erfolgt revisionssicher im System. Anzahlungen, Teillieferungen und Objektgeschäft sind dabei von Haus aus abgedeckt, weil sie zur Logik eines ERP für die Einrichtungsbranche gehören.
So wird aus der gesetzlichen Pflicht ein Effizienzgewinn: weniger manuelles Erfassen, schnellere Zahlungen und ein sauberer Prüfpfad. Sehen Sie in einer unverbindlichen Demo, wie die E-Rechnung in LogicTrade konkret funktioniert.